Profiter d’un déménagement pour optimiser l’outil de travail : Comment on fait ?

Comment devenir plus efficace dans notre métier en optimisant les conditions de travail ? Telle était la mission d’Ergonova à l’occasion du déménagement récent de Webinage dans Toulouse. Voici le retour d’expérience de Julien Falgayrat et Céline Lefrançois, les ingénieurs ergonome du projet.

.Quel est le métier d’Ergonova ?

En résumé, c’est “Comprendre le travail pour mieux le transformer”. Nous aidons nos clients à améliorer leurs conditions de travail en les accompagnant dans l’évolution de leurs pratiques et de leur organisation. Notamment nous “révélons” les déterminants qui caractériseront leurs besoins. Il s’agit par exemple de meilleure performance opérationnelle ou de meilleures relations de travail…

Quels étaient les enjeux clés de ce projet ?

Le premier enjeux était de ne pas l’approcher comme un simple “projet immobilier” de déménagement dans un nouveau bâtiment. Il s’agissait de mettre en place un nouvel “outil de travail”, avec un modèle différent de fonctionnement, une nouvelle image, des nouveaux potentiels.

Ensuite, il y avait l’enjeu de susciter l’adhésion de l’ensemble des collaborateurs. Nous souhaitions les rendre acteurs du changement, afin non seulement qu’ils soient entendus mais surtout qu’ils soient ensuite “bien” dans ce nouvel environnement. Bien au sens de “j’arrive à bien travailler”.

En troisième lieu, un enjeu a été de veiller à ce que l’outil soit adaptatif, en capacité de s’adapter facilement aux évolutions futures de l’entreprise.

Enfin, nous avons cherché à valoriser le potentiel du bâtiment sans que celui-ci nous dicte l’aménagement à faire. Il fallait ne pas être “pris au piège” de l’existant.

Quelques mois ont passé depuis le déménagement, quels résultats constatez vous ?

Nous observons d’abord la forte appropriation du projet par l’équipe Webinage. La méthode Ergonova vise à cela. Equiper le client, du chef de projet aux collaborateurs, pour qu’il prenne les décisions au fur et à mesure. Cela permet de faire des améliorations au jour le jour, quand le projet se confronte à la réalité.

Ensuite, nous constatons la réalisation puis l’utilisation des nouveaux outils que nous avons préconisés. Par exemple, les espaces partagés spécialisés à certaines fonctions comme les “daily” sont quotidiennement utilisés. On voit aussi que les meubles de bureaux conçus pour faciliter le “peer programming”, sont réellement employés à cet usage.

Enfin nous voyons un « beau » lieu de travail, qui donne envie. C’est à l’image de Webinage et de ses collaborateurs, tels que nous les avons perçus lors des interviews.

Vous vivez beaucoup de projets équivalents, quels enseignements celui-ci vous inspire ?

Un premier constat est d’accepter de prendre du temps au début du projet, à observer, à écouter, à coconstruire pour parvenir à un objectif commun partagé. C’est du temps qui sera gagné ensuite.

Un deuxième enseignement est l’importance que la direction de l’entreprise s’implique personnellement dans le pilotage du projet. C’est essentiel notamment pour communiquer auprès des collaborateurs au fur et à mesure, et pour prendre les décisions de façon itérative.

Enfin, et parce que le projet intègre plusieurs acteurs externes, un enseignement est la grande valeur d’un partenariat efficient entre tous les acteurs. Il permet notamment de bien mieux maîtriser le planning et le budget d’ensemble. C’est ce que nous appelons “conception et ingénierie circulaires”.

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