Comment rédiger le cahier des charges de son logiciel métier ?
Vous avez un projet, une idée plus ou moins aboutie, et vous vous demandez comment procéder pour le mettre noir sur blanc avant de consulter des prestataires. Quel niveau de détail est-il nécessaire ? Quels sont les éléments à ne pas oublier ? Faut-il se faire aider pour le rédiger et par qui ?
Qu’est-ce qu’un cahier des charges ? Pourquoi est-ce important ?
C’est un document qui décrit ce que vous attendez de l’entreprise qui vous fournira le logiciel métier. Il est indispensable parce qu’il permet de vous mettre d’accord de façon écrite et sera un élément essentiel du contrat qui vous liera une fois la commande passée.
Le cahier des charges sera notamment la référence à partir de laquelle le fournisseur va construire et décrire sa proposition, avec notamment les éléments de coût et de planning.
Concernant un logiciel métier, qu’est-ce que ça change pour rédiger un cahier des charges ?
Un logiciel peut être réalisé en plusieurs fois, il peut évoluer autant que nécessaire, notamment en fonction des retours des utilisateurs, de l’évolution de la concurrence ou… du budget dont vous disposez. La question se pose alors de choisir une approche pour son projet et donc son cahier des charges.
- Si les besoins sont précisément connus et peu susceptibles de changer ou de grandir dans le temps, vous pouvez procéder de façon classique : rédigez un cahier des charges, à partir duquel vous pouvez consulter puis choisir un fournisseur.
- Si les besoins sont mal définis, s’ils peuvent varier en fonction des retours des utilisateurs initiaux, des concurrents ou encore des contraintes techniques rencontrées, il sera préférable de choisir une méthode plus collaborative.
Construire son cahier des charges de son logiciel métier de façon collaborative
Construire un cahier des charges de logiciel métier est un exercice difficile car :
- Si les besoins sont décrits de façon imprécise ou ambiguë, ils risquent d’être mal compris, de donner lieu à des interprétations ou, pire, des erreurs, entraînant des développements trop coûteux, des suppléments et des retards.
- Si les besoins décrits résultent en un devis trop élevé, il pourra être difficile de déterminer comment “réduire l’addition” sans sacrifier vos objectifs.
- Si au contraire certains besoins ont été oubliés initialement, il pourra être coûteux, long et complexe de les réintroduire plus tard.
L’approche collaborative est la clé pour un cahier des charges de qualité
Une approche collaborative est alors préférable pour parvenir à un cahier des charges de qualité, en faisant travailler ensemble dès le début du projet:
- Le ou les experts du métier et des objectifs à atteindre : le porteur du projet et d’autres parties prenantes, typiquement un ou plusieurs utilisateurs…
- Un ou plusieurs experts de la conception de logiciels métier.
Cette approche permettra une co-construction progressive du cahier des charges au plus près du métier, en tenant compte des opportunités et contraintes des solutions techniques possibles et en profitant des bonnes idées des uns et des autres.
Quel niveau de détail est nécessaire dans mon cahier des charges de logiciel métier ?
Le niveau de détail dépend d’abord de la richesse et de la complexité de vos besoins. Comme détaillé plus haut, il dépend aussi de l’approche que vous choisissez dans la construction du cahier des charges, classique ou collaborative.
En règle générale, le cahier des charges de logiciel métier doit contenir au minimum les éléments suivants :
- Contexte
- Votre organisation, votre situation
- Vos ambitions, vos objectifs à court et long terme
- Origine du projet
- Expression hiérarchisée des besoins
- Problématiques à adresser
- Cas d’usage et types d’utilisateurs (persona)
- Bénéfices attendus, comment les mesurer
- Contraintes et exigences
- Budgétaires (montant à ne pas dépasser, modalités de facturation…)
- Techniques
- Intégration dans le système d’information
- Données à considérer, intégrer, reprendre
- Exigences de sécurité, qualité de service, dimensionnement…
- Délais attendus (par étape)
- Déploiement, accompagnement du changement
- Organisation du projet
- Qui fait quoi chez le client, côtés métier et technique
- Gouvernance projet
- Livrables attendus
- Techniques : logiciel, hébergement, maintenance, support…
- Non techniques : formation, accompagnement…
- Documentaires: spécifications, manuel d’utilisation…
Comment me faire aider sur mon cahier des charges et par qui ?
La constitution efficace d’un cahier des charges de logiciel métier nécessite une collaboration de deux types d’expertises :
- L’expertise du métier, des enjeux et objectifs du projet ;
- Celle du logiciel métier, de sa définition, conception, réalisation et opération.
En tant que porteur de projet, il est en général très utile de vous faire aider par un expert des logiciels métier.
Ce spécialiste des logiciels métiers pourra être au choix :
- Un expert de type assistant à la maîtrise d’ouvrage ou AMOA, qui pourra vous accompagner tout au long du projet et ne répondra pas lui-même au cahier des charges.
- Un prestataire pouvant mettre en œuvre le logiciel métier, et qui dispose également d’une expertise dans la phase amont de définition du logiciel métier. Dans ce modèle, vous gardez la liberté de consulter d’autres prestataires pour la phase de mise en œuvre, sur la base du cahier des charges.
Comment choisir un expert en approche collaborative pour réaliser le cahier des charges de votre logiciel métier ?
Pour réaliser le cahier des charges de votre logiciel métier, il est essentiel de choisir un expert aguerri dans la pratique de l’approche collaborative décrite ci-dessus, avec une solide méthodologie. Cela assurera notamment de parvenir à un cahier des charges :
- au plus près de vos besoins et de votre budget,
- facile à comprendre par le prestataire,
- et tenant compte des possibilités des technologies digitales et des contraintes techniques associées.
Vous pourrez choisir selon vos préférences et selon vos contraintes (budgétaires notamment) :
- De rédiger vous-même le cahier des charges, avec le conseil de l’expert ;
- Ou de le faire rédiger par l’expert, puis de l’ajuster et de le valider.
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