Choisir entre un logiciel sur-mesure et un logiciel sur étagère
Pourquoi la question est moins simple qu’elle n’en a l’air ?
En 2023, la diversité des solutions de logiciels métier n’a jamais été aussi grande. La frontière entre logiciels sur mesure et sur étagère (progiciels) semble être plus floue :
- Les progiciels ne sont-ils pas toujours plus modifiables et personnalisables ? Ne sont-ils pas de plus en plus adaptables à des métiers différents ?
- Les logiciels sur mesure ne sont-ils pas de plus en plus accessibles, grâce notamment à l’open source ?
- La capacité à connecter et faire fonctionner ensemble les uns et les autres justifie-t-elle encore de devoir faire un choix ?
Logiciel sur étagère ou progiciel : tour d’horizon
Dans quels cas ?
Avant tout un progiciel est indiqué quand il répond à la plupart (de l’ordre de 90%) de vos besoins essentiels (à bien prioriser).
Ensuite quand son modèle de prix vous convient : de plus en plus, il est vendu à l’usage (plus on utilise, plus on paye), souvent selon le nombre d’utilisateurs et quelques groupes de fonctionnalités.
Le progiciel convient bien également quand un test a été positif : il plait aux utilisateurs, il rend les services attendus, l’assistance utilisateurs est efficace…
Points forts
Le progiciel a souvent été déjà utilisé par de nombreux utilisateurs, aussi il est souvent fiable, riche en fonctionnalités, en paramétrages et personnalisations possibles.
Son prix est faible au démarrage (faible usage) et prévisible, selon la grille tarifaire proposée par l’éditeur.
Sa mise en œuvre peut être rapide car rodée depuis longtemps par votre fournisseur, mais seulement si cette mise en œuvre ne s’éloigne pas du “standard”.
Points de vigilance
Le progiciel a été construit pour des clients très divers, aussi il pourrait avoir de multiples fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin, rendant son ergonomie complexe et donc son adoption par les utilisateurs plus longue et plus coûteuse, voire trop limitée.
A l’inverse, quand vous souhaitez ajouter des fonctionnalités essentielles pour vous, l’addition peut être élevée et les retards fréquents et importants, car les personnes expertes sur le progiciel en question sont souvent rares et donc très chères.
Vous pouvez décider d’attendre les versions suivantes du progiciel, en sachant que le progiciel évolue selon les décisions souveraines de son éditeur, en fonction de sa stratégie et des besoins de ses plus gros clients. Vous aurez peu ou pas d’influence sur cette feuille de route.
Enfin, le prix d’utilisation d’un progiciel croît avec l’usage et… avec les augmentations de prix de l’éditeur.
Logiciel sur mesure : tour d’horizon
Dans quels cas ?
Un logiciel sur-mesure convient bien quand votre besoin est original, selon une ou plusieurs des dimensions suivantes :
- Vous cherchez à maîtriser le logiciel, ses évolutions, son exploitation voire sa propriété intellectuelle.
- Le besoin est très précis, ciblé, et vos logiciels existants ne le permettent pas, ou pas comme vous le souhaitez ;
- Vous cherchez à vous différencier de vos concurrents ou même à innover radicalement ;
- Le besoin se décompose en sous-ensembles urgents, moins urgents, pas urgents.
Points forts
Le logiciel sur-mesure peut être défini pour coller exactement à vos problématiques, à votre façon de travailler, à votre vocabulaire spécifique.
Conçu en mode agile, il peut commencer petit donc en limitant les délais et les coûts. Il est notamment possible de commencer par une “maquette” ou “Proof-of-concept” qui sera testée avec quelques utilisateurs, notamment pour assurer l’adoption optimale par les utilisateurs.
Un autre point fort du logiciel sur-mesure moderne est que sa réalisation peut être fortement accélérée par l’utilisation de briques logicielles couvrant toutes sortes de fonctions essentielles, depuis l’interface utilisateur jusqu’à la sécurité d’accès ou l’interfaçage avec d’autres logiciels. Et lorsque ces briques sont “open source”, elles sont disponibles sans licence payante.
Les logiciels sur-mesure peuvent faire l’objet de nombreuses aides au financement, subventions ou allègements d’impôt liés à l’innovation, la transformation numérique ou environnementale. Par exemple jusqu’à 30% de crédit d’impôt sur les dépenses d’innovation.
Enfin, les coûts d’exploitation ne dépendent quasiment pas du volume d’usage: plus vous l’utilisez, plus c’est rentable.
Points de vigilance
Un logiciel sur-mesure tient ses promesses lorsque sa définition et sa réalisation ont été effectuées avec efficacité, notamment :
- Une définition mal ficelée peut mener à un logiciel trop volumineux, trop coûteux et/ou peu utilisé ;
- Une réalisation effectuée avec des technologies anciennes augmentera fortement les coûts du logiciel et délais de déploiement ;
- Une conception technique “court-termiste” aboutira à un logiciel qui “vieillit mal” car difficile à maintenir, à adapter à la montée en charge ou aux nouvelles exigences de sécurité.
Et maintenant, comment procéder ?
Voici quelques critères d’aide à la décision pour guider votre choix:
En faveur du progiciel ou logiciel sur étagère :
- Vos besoins sont bien identifiés et hiérarchisés
- Au moins un progiciel y répond à 90% ou plus
- Vous avez validé la capacité du prestataire à assurer dans les temps le déploiement et la personnalisation du progiciel
- L’ergonomie de ce progiciel convient à des utilisateurs test
En faveur du logiciel sur mesure :
- Vous souhaitez vous différencier de vos concurrents
- Vous avez une idée d’innovation qui passe par la digitalisation
- Vous avez une problématique métier forte, mais pas de “cahier des charges” précis
- Vous avez déjà un logiciel métier, mais qui ne permet pas facilement de répondre à vos nouveaux besoins
En conclusion : place aux logiciels “hybrides” !
En 2023, de nombreuses entreprises disposent déjà d’un ou plusieurs logiciels métier. Leur enjeu est alors double :
- Comment valoriser les logiciels existants, même s’ils sont anciens ?
- Comment apporter du neuf dans sa digitalisation, innover pour mieux se différencier, gagner en productivité et proposer de nouveaux services ?
En même temps, le logiciel sur-mesure est devenu en 2023 beaucoup plus accessible grâce notamment à une nouvelle génération de technologies logicielles. Il n’est plus réservé à des projets longs, coûteux et risqués. De plus, les aides au financement sont nombreuses en France, via la BPI, les conseils régionaux ou l’état (CIR, CII).
Aussi une solution de plus en plus pertinente est la combinaison d’un logiciel ancien et d’un logiciel nouveau, sur-mesure. Hybride, la solution logicielle combine :
- Le logiciel existant, réutilisé et modernisé autant que possible ;
- Le nouveau logiciel qui répond aux besoins et ambitions de l’entreprise de façon progressive, sans rupture pour les utilisateurs.
Cette approche requiert un prestataire expérimenté, avec les savoir-faire suivants:
- Modernisation d’applications, par exemple portage vers le cloud
- Maîtrise des technologies logicielles à l’état de l’art, notamment modulaires et open source
- Cadrage de projet visant à la fois la valorisation de l’existant et l’innovation.
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