L’entreprise ROUZÉ assure les travaux de rénovation ou d’extension de bâtiments publics et privés pour lesquels ses collaborateurs utilisent une grande quantité de documents. Pour répondre à un besoin bien identifié de pouvoir rassembler et retrouver facilement toute la documentation relative à chaque projet client, WEBINAGE a proposé une solution de dématérialisation des documents, adaptée et personnalisée au contexte de l’entreprise ROUZÉ et à son référentiel documentaire. Témoignage du président, Antoine Rouzé…

Photo_Antoine_RouzePrésentez-nous l’entreprise ROUZÉ ?

C’est une entreprise familiale depuis 1809… 7 générations se sont succédé, bientôt 8. Elle a participé à la construction des plus grands bâtiments de Lille tout au long des 19è et 20è siècle. Aujourd’hui, l’entreprise s’est tournée vers la rénovation avec une qualification dans de nombreux domaines et une spécialisation dans le confort des usagers avec la mise en conformité des bâtiments aux normes en vigueur sur les volets accessibilité, énergie et acoustique. Du gros œuvre, carrelage, plâtrerie à l’aménagement des halls de gare aux normes PMR en passant par la rénovation des studios d’enregistrement de France Bleu Nord, écoles privées et publiques, l’entreprise intervient sur les activités traditionnelles du bâtiment et sur les activités de niche liées à l’évolution rapide des règlementations.

Quels étaient les besoins et motivations à l’origine du projet ?

Nous avions un souci de collecte d’informations provenant de sources très variées. Il nous fallait un « tronc central » pour gérer rigoureusement l’ensemble de ces informations sur une durée allant de l’appel d’offre à la fin de la garantie décennale. Le plus important était d’élaborer avec l’aide de WEBINAGE ce tronc central de recueil et d’archivage pour avoir une vision d’ensemble, partagée par tous les collaborateurs, de tous les documents sur chacun de nos projets à chaque instant ; une autre motivation était de pouvoir retrouver facilement, par exemple en cas de litige lié à la garantie décennale, le bon document. Les archives papier ont leur limite, notamment dans la consultation des documents et le suivi des documents échangés avec les autres intervenants des projets.

Qu’est-ce qui vous a décidé à opter pour la solution proposée par Webinage ?

Nous voulions une solution qui réponde exactement à notre besoin. WEBINAGE associe les collaborateurs de l’entreprise à l’élaboration de l’outil qu’ils vont utiliser au quotidien. C’était important d’adapter la solution à leur demande. L’objectif était de répondre rapidement à nos besoins du moment. En tant que chef d’entreprise, je veux pouvoir observer puis, éventuellement, décider d’anticiper d’autres évolutions nécessaires de nos outils de travail.

Comment s’est passée l’adoption de cette solution de gestion électronique des documents par vos collaborateurs ?

A partir du moment où les collaborateurs voient dans l’outil leur propre intérêt dans leur travail, et c’est le cas, ça ne peut que bien se passer. L’outil correspond à nos besoins, dans notre langage métier : CCAP, CCTP… L’intérêt de l’outil n’est pas réservé aux collaborateurs du Bureau d’Études. Le service Commandes et Travaux peut retrouver plus facilement l’ensemble des devis émis pour les besoins des Appels à Projets.

Après quelques semaines d’utilisation, quels bénéfices constatez-vous ?

Un gain de temps et d’énergie dans la recherche et le traitement des documents. Le rassemblement de toutes les informations liées aux fournisseurs et sous-traitants va nous rendre d’énormes services dans notre gestion des projets. L’outil va être rapidement rentabilisé dans la mesure où il améliore notre efficacité à retrouver, à la demande, n’importe quel document. Je donnais l’exemple à l’instant des devis fournisseurs, fournis à l’appel d’offre et consultables à tout moment, ils pourront être plus facilement travaillés.

Voyez-vous des développements possibles à cette solution de gestion électronique des documents (GED) ?

Par la suite, nous pourrons envisager une extension de notre solution à l’environnement de notre entreprise et à ses nombreux acteurs, architectes, bureaux de contrôle, maîtres d’œuvre, coordinateurs travaux pour tous les éléments qu’ils sont amenés à nous transmettre tout au long d’un projet.

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